Start » Konferencje

Jak zorganizować konferencję ?

13 stycznia 2010 4 081 views 1 Komentarz

Organizacja konferencji nie jest prostą sprawą. Jednak nie jest to niewykonalne zadanie. Owszem, trzeba skoordynować ze sobą wiele elementów, które stworzą razem perfekcyjną całość. Pierwsza i najistotniejszą kwestia do ustalenia jest jaki rodzaj konferencji chcemy zorganizować. Od tego zależą bowiem szczegóły organizacyjne. Wybierać można spośród tradycyjnej konferencji, wideokonferencji oraz telekonferencji.  Konferencja opiera się na konieczności osobistego spotkania, Domeną wideokonferencji jest rozmowa z wykorzystaniem wideofonu, czyli aparatu telefonicznego z wbudowanym monitorem telewizyjnym. Coraz częściej urządzenie to z powodzeniem zastępowane jest przez komputery ipraz komunikatory umożliwiające wideo-rozmowy.

Najmniej wymagająca jest organizacja telekonferencji. Aby doszła do skutku wszyscy jej uczestnicy muszą po prostu w określonym terminie, o określonej godzinie być ?pod telefonem?, gdyż dyskusja toczy się za jego pośrednictwem. Nieco więcej wymaga się od osoby, która organizuje wideokonferencję. Tutaj także obowiązkiem jest terminowa obecność. Wideo-rozmowy przede wszystkim podnoszą efektywność komunikacji. Rozmówcy lepiej się rozumieją wykorzystując obok mowy komunikację niewerbalną, mają możliwość pokazania sobie prezentacji i innych dokumentów. Zarówno telekonferencja, jak i wideokonferencja oszczędzają czas, który ich uczestnicy musieliby poświęcić na dojazd do określonego miejsca spotkań. Organizacja konferencji związana jest z dopilnowaniem większej liczby szczegółów. Przede wszystkim trzeba zastanowić się, ile dni będą musieli zarezerwować uczestnicy, by wziąć udział w spotkaniu. Konieczność kilkudniowej dyspozycyjności wymaga od organizatorów jeśli nie organizacji konferencji w obiekcie oferującym miejsca noclegowe, to przynajmniej w miejscowości z dużą bazą noclegową. W związku z tym warto także zadbać o to, by uatrakcyjnić zebranym czas wolny od dyskusji zawodowych. Istnieją więc hotele ze SPA, w których goście, coraz częściej w cenie noclegu, mogą zregenerować swoje ciało i psychikę, wykorzystując gamę zabiegów. Usytuowanie ośrodka konferencyjnego w miejscu atrakcyjnym turystycznie sprawia, że już sama w sobie okolica ma wiele walorów, z którymi nie może się równać żadna zadaszona rozrywka.

Koniecznością, bez względu na planowaną długość konferencji, jest zorganizowanie cateringu.

Jeśli jest to spotkanie kilkugodzinne lub jednodniowe najbardziej odpowiadać temu będzie drobny poczęstunek ? kawa i słodkie przysmaki. Organizacja konferencji kilkudniowej wymaga z kolei przygotowania konkretnych posiłków.

Strony: 1 2 3

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (No Ratings Yet)
Loading ... Loading ...

1 Komentarz »